Artículo 1º—Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular el préstamo y uso que de las instalaciones del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, solicite cualquier particular o autoridad pública interesados en su utilización, a efecto de desarrollar en ellas actividades que fomenten, promuevan, divulguen y apoyen el cooperativismo en todos los niveles, bajo los lineamientos, fines y principios del INFOCOOP; actividades de economía social; cultura democrática nacional; o cualquier otra actividad que por su relevancia se justifique.

Artículo 2º—Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por:

1.     INFOCOOP: Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.

2.     Instalaciones propiedad del INFOCOOP: las denominadas “Auditorio EDICOOP”, ubicado en el Edificio Cooperativo, detrás del Mall San Pedro de Montes de Oca y “la Catalina”, ubicada en Birrí de Santa Bárbara de Heredia.

3.     Usuario o permisionario: Persona física o jurídica, pública o privada, al cual se le cede en préstamo algún espacio de las instalaciones del INFOCOOP, para el desarrollo de una actividad por el organizado.

4.     Supervisor: El Supervisor será el Gerente Administrativo Financiero o el funcionario que este designe.  Será responsable de velar porque el uso de las instalaciones se efectúe conforme los términos del préstamo y el destino para el que se encuentran afectadas.

Artículo 3º—Naturaleza. El permiso de uso que sobre las instalaciones indicadas en el artículo anterior, conceda el Gerente Administrativo Financiero, será a título precario y por el tiempo y actividades expresamente solicitadas, pudiendo ser revocado por la Administración en cualquier momento por razones de oportunidad, conveniencia o por incumplimiento de las condiciones del préstamo a cargo de los interesados, sin que ello le genere responsabilidad a la institución. En todo caso, la revocación del permiso no deberá ser intempestiva, debiendo otorgarse a los interesados de acuerdo a las circunstancias, un plazo razonable para la entrega de las instalaciones.

Artículo 4º—Gastos derivados del préstamo. El préstamo de las instalaciones del INFOCOOP no implicará la cancelación de suma alguna por ese concepto, no obstante sí se podrá fijar algún canon que se destine a cubrir gastos de mantenimiento derivados del préstamo, tales como servicios básicos.

Para este efecto, la suma que se fije por concepto de gastos de mantenimiento, será establecida tomando en consideración el plazo solicitado, el número de horas por día, el área requerida, el personal a destacar, y cualquier otro rubro que deba ser estimado. Dicho monto será comunicado de previo a la celebración de la actividad por parte del Supervisor.

Artículo 5º—Uso de instalaciones. Para la atención de las solicitudes de uso de instalaciones comprendidas en el inciso 2) del artículo 2 del presente reglamento, el Gerente Administrativo Financiero evaluará cada solicitud y resolverá al respecto.

Artículo 6º—Funciones. Serán funciones del Gerente de Administrativo Financiero las siguientes:

a) Recibir las solicitudes escritas para uso de instalaciones.

b) Aprobar o denegar dichas solicitudes conforme los términos del presente Reglamento, las cuales deben encontrarse claramente justificadas.

c) Fijar si así se determina, el canon que debe cubrir el solicitante por concepto de gastos de mantenimiento del espacio cedido.

d) Emitir a los interesados, las recomendaciones que estime pertinentes para el mejor desarrollo de la actividad a efectuar en el espacio cedido, y suspender o revocar el permiso cuando éstas no sean cumplidas a satisfacción, o se produzca algún uso indebido de las instalaciones.

e) Llevar el control de las actividades autorizadas en cuanto a fechas, horarios y espacios, con la finalidad de procurar el mayor aprovechamiento de éstas y evitar la autorización simultánea de actividades en un mismo espacio y fecha.

f) Mantener un registro de los permisos concedidos ordenados cronológicamente.

Artículo 7º—Solicitud. Todo interesado en utilizar las instalaciones definidas en el artículo 2° de este Reglamento, deberá solicitarlo en forma escrita y de previo a la realización de la actividad. Dicha solicitud será dirigida al Gerente Administrativo Financiero con copia a la Dirección Ejecutiva y  se deberá indicar:

a) Nombre de la persona, cooperativa, grupo o empresa solicitante, así como sus datos generales, debidamente firmada por quien tenga capacidad legal para ello.

b) Clase y descripción detallada de  la actividad que se desarrollará.

c) Fecha y hora de la actividad, así como su duración. En el evento de requerirse las instalaciones previamente para los preparativos, debe señalarse también la fecha, hora y duración de éstos.

d) Indicación de si se van a distribuir alimentos durante la actividad.

e) Señalar si efectuará algún cobro a los asistentes a la actividad o evento y su monto.

f) Plazo durante el cual se solicita el uso del espacio.

g) Lugar o medio para recibir notificaciones.

h) Cualquier otra información adicional de interés.

Artículo 8.—Trámite. Recibida la solicitud el Gerente Administrativo Financiero procederá acto seguido a verificar el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo anterior. En caso de omitirse alguno de ellos, y estimarlo procedente, el Gerente Administrativo Financiero podrá emplazar al solicitante para que en un plazo no mayor de tres días hábiles, proceda a cumplirlo, bajo advertencia de archivar su gestión.

En caso de aprobarse la gestión del solicitante, se procederá en los casos que resulte procedente, a fijar la suma que éste deberá cancelar por concepto de gastos de mantenimiento, comunicándose lo pertinente al interesado y en el mismo acto se le fijará un plazo para la firma de un documento en el que se establecerán las condiciones del uso de las instalaciones.

En todo caso, el Gerente Administrativo Financiero, se encuentra facultado para exonerar de manera excepcional el pago de gastos de mantenimiento a los solicitantes, cuando las condiciones económicas de éstos y la relevancia cooperativa y/o social y democrática del evento así lo justifiquen.

Artículo 9.—Compromiso del usuario. Acogida la solicitud de préstamo de las instalaciones, el interesado suscribirá un documento en el que se establecerán las condiciones que deberá respetar producto del uso de éstas.

Por constituir un préstamo a título precario dicho documento no reviste la formalidad de un contrato, sino únicamente un documento en donde el usuario se adherirá a la forma de coordinar, utilizar y conservar las instalaciones que se le facilitarán.

Los daños o deterioros ocasionados al inmueble cedido en préstamo por conductas atribuibles al permisionario, facultará a la Administración a exigir su reparación al responsable o en su defecto, a establecer la estimación de los daños y perjuicios ocasionados para su posterior cobro a éste, utilizando para ello los medios de ejecución administrativa establecidos en los artículos 146 a 151 de la Ley General de la Administración Pública.

El permisionario, conoce y acepta las condiciones señaladas en este Reglamento y exime al INFOCOOP, por daños causados a personas o bienes durante la actividad para la cual solicita el uso de las instalaciones.

Artículo 10.—Obligaciones. El usuario de cualquiera de las instalaciones del INFOCOOP, deberá observar con ocasión del préstamo concedido, las siguientes condiciones:

a) Velar por que en el espacio cedido en préstamo, imperen normas de orden público y buenas costumbres.

b) Vigilar para que en las instalaciones no se produzcan daños, siendo responsable por los que le sean atribuibles.

c) Al vencimiento del plazo, entregar el espacio en las mismas condiciones en que le fue entregado.

d) Atender de inmediato, cualquier requerimiento que le sea comunicado por cualquiera de los funcionarios autorizados conforme el presente Reglamento.

e) El usuario debe tomar en cuenta que los espacios a ocupar constituyen bienes patrimoniales, por lo que será absolutamente prohibido clavar, pintar o sujetar al inmueble propaganda o agregar cualquier tipo de información en los muros, pisos, techos y demás elementos de los edificios, siendo responsable por los daños que ello ocasione en el evento de no atender dicha disposición, por lo que ante cualquier duda deberá consultar lo correspondiente al Supervisor.

f) Cancelar de previo la suma o canon que se fije como gastos de mantenimiento.

g) No podrá cederse el espacio concedido en préstamo a persona u organización diferente a la solicitante, y la actividad autorizada no podrá ser variada sin la aprobación previa.

Artículo 11.—Cobro a los participantes. En caso que el usuario de las instalaciones haya manifestado en la solicitud de préstamo, el interés de cobrar alguna suma por concepto de ingreso o disfrute de la actividad, ésta deberá ser razonable y accesible a la mayor cantidad de participantes. Además, no podrá perseguir fines lucrativos, especulativos o mercantilistas.

Si el préstamo al usuario se efectúa para el desarrollo de una actividad en la que terceros deban colocar estructuras para exposición o demostración de productos o artículos, no podrá el usuario cobrar a éstos suma alguna por la utilización de esos espacios.

Artículo 12.—Responsabilidad por daños o pérdidas. Dado que el objeto del presente Reglamento es regular únicamente los mecanismos de préstamo de las instalaciones del INFOCOOP, éste no asumirá ninguna responsabilidad por daños o pérdidas que ocurran tanto a los organizadores del evento como participantes, así como a su equipo, materiales, efectos personales o similares.

En todo caso, el Gerente Administrativo Financiero, podrá solicitar al interesado atendiendo la posible afluencia de público a la actividad, el disponer por su cuenta y costo, las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los asistentes y de sus bienes. Sin embargo, se observarán las directrices que sean impartidas por los encargados de la seguridad y el mantenimiento de la Edificación.

Artículo 13.—Actividades simultáneas. Si se presentaren solicitudes para la utilización de un mismo espacio en las instalaciones del INFOCOOP para una misma fecha y hora, el Gerente Administrativo Financiero, resolverá en definitiva cuál solicitud escoger, considerando la fecha de presentación de la solicitud o en su defecto la de mayor representatividad en los términos del artículo 1.

Igualmente la solicitud que no sea escogida podrá ser tomada en cuenta para otra fecha, si así lo desean los interesados.

Artículo 14.—Prohibiciones. Las instalaciones del INFOCOOP sólo podrán ser utilizadas para actividades señaladas en el artículo primero, por lo que toda autorización de uso contraria a dichos fines se encuentra prohibida. Igualmente, el funcionario supervisor se encuentra facultado para ordenar la suspensión inmediata de cualquier actividad que se desarrolle en oposición a ese destino o incumpla alguno de los requisitos del préstamo.

Artículo 15.—Capacidad de las instalaciones. Será responsabilidad del Supervisor, velar por que las instalaciones a su cuido no supere el máximo de personas permitidas en atención a su capacidad, dimensiones y ubicación.

Artículo 16.—Supervisor. El Gerente Administrativo Financiero o el funcionario que este designe, como Supervisor, funcionará como enlace entre los interesados y la Administración Superior, para lo concerniente al uso de las instalaciones una vez aprobada la respectiva solicitud, a excepción del Auditorio EDICOOP, cuya coordinación será llevada directamente por el funcionario destacado en ese inmueble para ese fin.

Corresponderá al Supervisor, la responsabilidad de velar porque el uso de las instalaciones en cada actividad específica se lleve a cabo conforme los términos de la aprobación.

Será obligación del Supervisor, poder en conocimiento de la Administración Superior de cualquier anomalía o irregularidad de la que tengan conocimiento durante el desarrollo de una actividad o posterior a ésta, sin perjuicio de las facultades que éstos conservaran de adoptar las medidas pertinentes e inmediatas, que procuren cesar el acto o conducta irregular.

Artículo 17.—Venta de materiales. El permisionario podrá llevar a cabo durante la actividad, únicamente la venta de materiales o artículos derivados o relacionados con la actividad principal que se adecúe a lo dispuesto en el artículo primero, no obstante, ello estará sujeto a la aprobación previa del Supervisor.

Artículo 18.—Utilización de equipos técnicos. La utilización de cualquier equipo de grabación o reproducción dentro de las instalaciones producto de la actividad autorizada, queda sujeto a la aprobación previa de la autoridad encargada de ceder los espacios.

Artículo 19.—Rige. El presente Reglamento rige a partir de su publicación.

Lic. Martín Robles Robles, Director Ejecutivo

Aprobado por la Junta Directiva del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo en sesión 3837, artículo 1º, inciso 2.3 del 16 de agosto de 2011 y publicado en la Gaceta Nº 180 del martes 20 de setiembre de 2011.